Кадровое делопроизводство + 1С: Зарплата и управление персоналом в Екатеринбурге

Кадровое делопроизводство начинается с проверки учредительных документов. Сверьте полное наименование работодателя из устава с тем, что фигурирует в кадровых документах и трудовых договорах. Определите, кто имеет право подписывать локальные нормативные акты и кадровые приказы.

У индивидуальных предпринимателей все полномочия только у самого предпринимателя — передать их третьему лицу по доверенности нельзя. Для юридических лиц полномочия генерального директора должны быть зафиксированы в уставе и протоколе собрания учредителей.

Это один из ключевых аспектов кадрового учета, который часто упускают начинающие специалисты. Ошибки в наименовании работодателя могут привести к признанию кадровых документов недействительными.

Штатное расписание — фундамент кадрового делопроизводства. Без него нельзя оформлять сотрудников (только договоры ГПХ). Используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственную. Укажите все должности, ставки (в том числе неполные), оклады, надбавки.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя. Для удобства можно вести штатную расстановку — это та же форма, но с фамилиями, именами и отчествами сотрудников на каждой позиции. Это упрощает автоматизацию кадрового учета и работу с программами типа 1С: Зарплата и управление персоналом.

SEO-совет Правильно составленное штатное расписание — основа для расчета заработной платы и отчетности в СФР и ФНС.

Локальные нормативные акты — это внутренние документы компании, регулирующие трудовые отношения. Обязательный минимум для всех работодателей (кроме микропредприятий) включает:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — регламентируют режим работы, отдых, дисциплину;
• Положение об оплате труда и премировании — устанавливает систему оплаты, оклады, надбавки, премии;
• Положение о защите персональных данных — требуется по 152-ФЗ;
• Инструкцию по охране труда (при наличии вредных факторов).

График отпусков утверждается до 17 декабря каждого года. При наличии профсоюза учитывайте его мнение. С каждым ЛНА знакомьте сотрудников под подпись до заключения трудового договора.

Грамотно составленные ЛНА — признак профессионального кадрового делопроизводства. На курсах обучения кадровому делу мы подробно разбираем их разработку.

Трудовой договор с руководителем должен соответствовать статье 57 ТК РФ. Обязательные условия: место работы, должность, дата начала, оплата, режим работы, гарантии.

Документы на генерального директора включают: протокол/решение о назначении (или приказ собственника), трудовой договор, приказ о приеме, запись в трудовой книжке. Срок полномочий в договоре должен совпадать с уставом.

Обязательно проверьте руководителя по реестру дисквалифицированных лиц через запрос в ФНС. Штраф за допуск к управлению дисквалифицированного лица — до 100 000 рублей.

Для разных категорий сотрудников (совместители, удаленщики, срочники) подготовьте отдельные шаблоны трудовых договоров. Это важная часть кадрового документооборота.

Обязательные приказы, которые должен издать каждый работодатель:

• за трудовые книжки (приказ о назначении ответственного);
• за персональные данные (назначение ответственного за обработку ПДн);
• за воинский учет (ответственный за бронирование и воинский учет, если в компании есть военнообязанные);
• за гражданскую оборону (при определенной численности сотрудников).

Дополнительно определите ответственных за: охрану труда, ведение табеля учета, уведомление МВД об иностранных работниках, отчетность по форме СЗВ-ТД и статистическую отчетность.

Если функция не входит в должностные обязанности сотрудника — оформите доплату. Этот аспект часто упускают при постановке кадрового учета.

Кадровая документация включает унифицированные формы или разработанные самостоятельно. Главное — наличие обязательных реквизитов, установленных ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Подготовьте шаблоны:

• Приказов (о приеме Т-1, увольнении Т-8, отпуске Т-6, переводе Т-5);
• Графика отпусков (форма Т-7);
• Личных карточек сотрудников (форма Т-2);
• Записок-расчетов (при увольнении Т-61, при отпуске Т-60).

Проверьте, что все бланки утверждены учетной политикой или отдельным приказом. Автоматизация кадрового делопроизводства в программах типа 1С: ЗУП значительно упрощает работу с документами и снижает риск ошибок.

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности сотрудника. Назначьте приказом ответственного за их учет, хранение и выдачу.

Необходимо завести две книги:

• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется в кадровой службе);
• Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек (ведется в бухгалтерии).

Важно! С 2020 года действуют электронные трудовые книжки. Отчетность СЗВ-ТД сдавайте в СФР при каждом кадровом событии: приеме, увольнении, переводе, подаче заявления о выборе формата трудовой книжки.

Кадровое делопроизводство с электронными трудовыми книжками имеет свои особенности — их обязательно изучают на курсах обучения кадровому делу.

Современное кадровое делопроизводство невозможно без автоматизации. 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3 (1С: ЗУП) — отраслевой стандарт для ведения кадрового учета и расчета заработной платы в России.

Программа позволяет:

• вести полный кадровый учет (прием, перевод, увольнение, отпуска, больничные);
• автоматически формировать кадровые приказы и регламентированную отчетность;
• рассчитывать зарплату, налоги, взносы;
• сдавать отчетность в СФР, ФНС через систему электронного документооборота.

На нашем курсе вы получите обучение 1С ЗУП с нуля — доступ к демо-базе и пошаговые инструкции от преподавателей-практиков. Вы научитесь выполнять все ключевые операции: от настройки программы до формирования годовой отчетности.

Совет Знание 1С: ЗУП повышает зарплату кадровика на 15 000–20 000 рублей в месяц и делает вас более конкурентоспособным на рынке труда.

В Правилах внутреннего трудового распорядка перечислите все режимы, по которым работают сотрудники: стандартная пятидневка, сменный график, неполный рабочий день, гибкий график работы.

Если режим работы сотрудника отличается от общего — пропишите это в трудовом договоре. Особое внимание уделите:

• совместителям (внутренним и внешним);
• работникам с инвалидностью (сокращенная рабочая неделя);
• несовершеннолетним сотрудникам (ограничения по продолжительности рабочего времени);
• дистанционным (удаленным) работникам.

Кадровая отчетность включает: СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1, 6-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС, отчетность в военкомат и Росстат. Ошибки в отчетах ведут к штрафам до 30 000–50 000 рублей. На курсах вы научитесь готовить отчетность без ошибок.

Итог Идеальное кадровое делопроизводство — это система, где каждый документ на своем месте, все процессы автоматизированы, а сотрудники защищены от штрафов. Пройдите обучение кадровому делопроизводству в Бизнес-Школе Антей и станьте востребованным специалистом!