Курс повышения квалификации "Бизнес-ассистент/секретарь - референт руководителя: развитие профессиональных навыков" 02 февраля-28 марта 2023

 датадней  место проведения форма цена руб.
02 февраля-28 марта 2023
56 Москва, Славянская площадь, д.2/5/4, 5 этаж очноуточнить
02 февраля-28 марта 2023
56ваш компьютер смотрим онлайн трансляцию  онлайн32 200

 


ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ / СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ / БИЗНЕС-АССИСТЕНТ — главный помощник первого лица компании, способный самостоятельно выполнять весь спектр задач: от подготовки документов и планирования расписания до решения личных вопросов руководителя и быстрого принятия решений при форс-мажорных обстоятельствах. Это лицо предприятия, по профессионализму и манерам которого судят о руководителе в частности, и о компании в целом.  Кроме того, эффективность работы руководителя предприятия во многом зависит от того, насколько качественно и оперативно будет решать свои задачи его помощник / ассистент.

Будут даны рекомендации, как Персональному помощнику / Ассистенту руководителя строить работу в условиях цифровизации, какие цифровые инструменты в работе позволят повысить эффективность взаимодействия с руководителем.

Данная программа отвечает требованиям профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (приказ Минтруда РФ от 15 июня 2020 года N 333н) Уровень квалификации – 6.

Особое внимание будет уделено работе Бизнес-Ассистента в форс-мажорных условиях, и при удаленной работе.

ПРИГЛАШАЮТСЯ персональные ассистенты, личные помощники, советники, бизнес - ассистенты, руководители приемной главы и топ – менеджмента компании, секретари и помощники первых лиц
ОБУЧЕНИЕ ПРОВОДЯТ: эксперты  по документационному обеспечению управления, кадровому делопроизводству.

Другие специалисты-практики отрасли



Административное управление. Ассистент руководителя. Анонс курса РФОП.
Программа мероприятия

1. Помощник руководителя в структуре организации. Помощник руководителя – координатор и организатор работы в офисе. Требования к профессиональным и личным качествам помощника руководителя. Задачи, обязанности и компетенции помощника руководителя. Место помощника руководителя в команде руководителя и служебной иерархии. Профессиональная уверенность и активная позиция в работе. Культура взаимоотношений с руководителем, коллегами и умение расставлять приоритеты. Лояльности и конфиденциальность в работе помощника руководителя. Профессиональный стандарт помощника руководителя. Интеллект-карта профессии.

2.  Реалии времени: как организовать свою работу в условиях ограничений? Как обезопасить работу руководителя и коллег, если Вы работаете в офисе? Меры профилактики.

Как эффективно организовывать и сопровождать рабочий день «удаленного» руководителя? Возможные средства связи и коммуникаций. Как выстроить работу шефа с подчиненными? Мессенджеры, Skype, Viber, WhatsApp, чаты, видеозвонки. средства Видеоконференций. Индивидуальный чат с руководителем. Чаты для разных отделов. Проведение онлайн –совещаний, оповещение всех заинтересованных.


Как управлять необходимой документацией? Как наладить удаленный обмен документами с руководителем и сотрудниками в условиях дистанционной работы? Электронный документооборот. ЭЦП. Юридическая значимость электронных документов.

Цифровые инструменты в работе: как освободить время для решения других задач?

3. Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя. Организация эффективной работы приемной. Работа с обращениями граждан. Организация командировок и поездок руководителя. Организация и обслуживание деловых мероприятий (совещания, переговоры, конференции). Документирование коллегиальной деятельности. Интеллект-карта шпаргалка по организации командировки руководителя.

4. Информационно-аналитическая поддержка деятельности руководителя организации. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов. Правила получения заданий от руководителя и подачи ему важной информации. Источники информации; обзор СМИ; структурирование информации; мониторинг: информационный обмен: восприятие поручений и обратная связь; работа в сети Интернет.

5. Делопроизводство для помощника руководителя. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами. Основные функции и виды документов (организационные, распорядительные информационно-справочные).

Основные требования к оформлению документов. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документа. Оформление постоянных реквизитов. Бланки документов. Оформление переменных реквизитов. Язык и стиль официальных документов. Практикум «Анализ ошибок в оформлении и редактирование текстов писем и других документов». Практикум «Составление ОРД»

Технология работы с документамиОрганизация документооборота. Регистрация документов. Движение входящей документации. Движение исходящей документации. Контроль исполнения документов. Систематизация и хранение управленческих документов. Систематизация документов в делопроизводстве. Номенклатура дел организации. Формирование дел. Индексация дел и сроки их хранения. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к архивному хранению. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Организация совещаний. Типы совещаний. Определение состава участников и определение ролей. Определение временных рамок совещания. Подготовка раздаточных и демонстрационных материалов для совещания. Разработка повестки дня. Распространенные ошибки в написании повестки дня. Как оповещать участников совещания? Процедуры завершения совещания. Информирование о принятых решениях. Анализ проведённого собрания. Контроль выполнения решения. Ошибки при организации и проведении совещаний.

6. Организация и сопровождение переговоров и деловых визитов. Подготовка и организация переговоров и деловых визитов. Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Правила рассадки по автомобилям. Организация места переговоров. организационные вопросы подготовки. Оформление помещения и стола для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Помощь руководителю во время коммерческих переговоров. Организация культурной программы.

7. Организация корпоративных и официальных мероприятий. Виды и особенности официальных мероприятий: дневные/вечерние, с рассадкой/без рассадки. Правила сервировки соответственно приему. Приглашения на официальные мероприятия. Ответ на приглашения. Дресс-код для корпоративных мероприятий. Правила поведения на корпоративных мероприятиях. Время присутствия на корпоративных мероприятиях. Организация деловых встреч в кафе или ресторане. Столовый этикет.

8. Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя. Элементы тайм-менеджмента. Причины дефицита времени. Принципы и правила эффективного управления временем в работе помощника руководителя. Расстановка задач по приоритетам. Как эффективно определять очередность выполнения поручений и заданий руководителя. Основные инструменты для планирования графика руководителя и его помощника. Компьютерные и мобильные программы-планировщики времени. Google Календарь, Microsoft-Outlook. Цифровые инструменты в работе.

9. Организация работы офисаОфисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости. Организация рабочего места и работы приемной по системе 5S. Правила эргономики. Взаимодействие с курьерской службой, секретариатом, офис-менеджером и т.д. Выбор поставщиков и сервисных компаний. Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, методы снижения затрат.

10. Офисное гостеприимство. Правила и стандарты. Правила офисного гостеприимства. Чай-кофе для посетителей. Порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола. Как правильно встретить посетителя и представить его руководству, другим сотрудникам.

11. Имидж делового человека. Понятия имиджа и делового этикета. Имидж и карьера. Роль помощника руководителя в создании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации. Внешний имидж помощника руководителя. Дресс-код в одежде деловых мужчин и женщин. Недопустимые вещи в деловом имидже. Место и роль корпоративного дресс-кода в поддержании/создании имиджа компании и руководителя. Задачи помощника руководителя в поддержании корпоративной культуры и имиджа.

12. Деловой этикет и стандарты корпоративной культуры. Значение делового этикета для профессиональной деятельности. Понятие делового этикета. Общие принципы делового этикета. Старшинство в деловом этикете. Взаимоотношения между мужчинами и женщинами в деловом этикете. Правила делового этикета в служебных отношениях. Правила приветствий и представлений. Порядок и формы представлений. Рукопожатие. Обращение «ты» - «Вы». Визиточный этикет. Межличностное пространство. Значение осанки и походки. Значение мимики и жестов. Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Что не принято дарить.

13. Речевой этикет - основа культуры служебных отношений. Основные правила культуры речи. Умение слушать и говорить. Этикетные речевые формулы делового общения. Искусство комплимента: как говорить и принимать комплименты. Культура диалога. Неформальная беседа — обязательная часть всех деловых встреч. Запретные темы для small talk.

14. Особенности телефонной коммуникации. Особенности делового телефонного разговора. Телефонный имидж компании. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации). Как правильно отвечать на входящие звонки. Начало и окончание телефонного общения. Соединение руководителя с конкретными абонентами. Как контролировать разговор, оставаясь вежливым. Вежливый отказ. Управление деловой беседой в телефонном разговоре. Техники вопросов и активного слушания. Как реагировать на негатив (ненормативную лексику) со стороны звонящего. Особенности общения по мобильной связи и месседжерам. «Табу» при телефонном общении. Фиксация результатов телефонных переговоров. Типичные ошибки при телефонном общении.

15. Деловой этикет в цифровой среде. Что такое цифровой этикет? Правила современного цифрового этикета. Поведение и имидж в социальных сетях. Общение в мессенджерах.

16. Психология делового общения. Конфликты и барьеры взаимодействия. Способы предупреждения конфликта. Управление конфликтами и этапы разрешения конфликтной ситуации. Эмоциональная компетенция помощника руководителя. Управление эмоциональным состоянием в процессе коммуникаций.

17. Техники и приемы управления стрессом. Диагностика уровня развития стресса и стрессоустойчивости. Управление организационными и информационными факторами. Эффективные техники релаксации, дыхательные упражнения, телесные техники. Первая психологическая помощь себе в стрессовых ситуациях. Техники быстрого восстановления после стресса. Профилактика возникновения стресса. Персональная антистрессовая программа.

18.  Письменные коммуникации и правила деловой переписки. Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Лексические нормы и грамматические нормы современного русского языка. Типичные речевые ошибки в документных текстах. Язык служебных документов. Основные требования к стилю написания официальных документов. Основные виды деловых писем. Этикетные правила в письменной коммуникации. Правила написания праздничных дат, физических величин, аббревиатур, фамилии и т.д.

19. Подготовка докладов и отчетов для руководителя. Выбор вида делового отчета. Целеполагание при создании документа. Форма отчета. Структурирование текста. Иерархия высказываний Минто. Критерии проверки документа.

20. Общие правила составления и оформления протокола совещаний, собраний.Подготовка к проведению совещания. Цели и задачи протоколирования. Классификация протоколов. Типовые правила оформления протоколов. Структура протокола. Как выделить главное из выступления и зафиксировать решения/идеи. Юридическая чистота документа. Шаблоны кратких и полных протоколов. Схемы составления и перечень реквизитов протоколов

21. Особенности написания электронных писем. Понятие сетикет. Отличие электронного письма от бумажного. Стиль электронного делового письма. Требования к оформлению электронного делового письма.   

22. Правила создания презентации. Основные задачи подготовки к презентации. Определение целевой аудитории. Определение и уточнение цели презентации. Разработка план и структуры выступления. Распределение времени по слайдам. Выбор общей цветовой гаммы для презентации. Правила выбор типа и размера шрифта для презентации. Структурирование содержания презентации. Психологическое состояние выступающего. Страх публичного выступления и что с ним делать. Как удерживать внимание во время выступления.


         


Дата и время проведения: по расписанию ООО "Бизнес-Школы Антей" 
 
Документ: Cертификат  Расписание
 




 

БАНК - ПАРТНЕР

Учитесь сейчас, оплачивайте потом
РАССРОЧКАКРЕДИТ

Ваш город:
Если указан неверно, выберите, пожалуйста, из списка: